Règlement marché de Noël Grand-Rechain

Article 1 : Objet

Le Marché de Noël de Grand-Rechain est une manifestation grand public. La vente directe par les exposants est autorisée durant l’évènement. Le Marché de Noël se veut familial, convivial, chaleureux, festif, joyeux.

Article 2 : Organisateur

Comité des Fêtes de Grand-Rechain ASBL
Rue Longue-Haie, 22
4650 Grand-Rechain
TVA : BE 0462.370.393

Seules les communications via le mail noel@grand-rechain.be seront prisent en compte.

Article 3 : Dates et horaires

Vendredi 26 novembre 2021 de 18h à 01h
Samedi 27 novembre 2021 de 15h à 01h
Dimanche 28 novembre 2021 de 12h à 19h

L’exposant s’engage à ouvrir son chalet durant l’entièreté des heures d’ouverture de la manifestation. En cas de non-ouverture, l’exposant sera redevable envers l’organisateur d’une redevance de 50 euros par période de 2h de fermeture entamée. Toutefois, les exposants vendant exclusivement des objets non consommables pourront fermer à partir de 22h s’ils le souhaitent.

Article 4 : Produits et services admis lors du Marché de Noël

Seuls les produits et services ayant clairement un lien avec Noël et les fêtes de fin d’année pourront être présentés. Il s’agira de :

  • Artisanat et arts
  • Articles cadeaux
  • Objets de décoration
  • Jouets
  • Livres
  • Animations musicales, contes, ateliers (culinaire, de peintre)…
  • ASBL dont l’objectif est humanitaire, sportif, culturel, festif ou en lien avec l’associatif du village de Grand-Rechain.
  • Gastronomie, produits de bouche
  • Vins, bières et spiritueux
  • Autres : les produits et services n’entrant dans aucunes des catégories précitées peuvent être proposés à l’organisateur. Ce dernier, se réserve le droit d’accepter ou de refuser sans devoir se justifier.

Article 5 : Conditions de demande de participation.

Les candidats exposants qui souhaitent participer au Marché de Noël de Grand-Rechain doivent compléter le formulaire de demande de participation présent sur le site internet du Comité Organisateur (www.grand-rechain.be). L’envoi de ce formulaire ne confère au candidat exposant aucun droit de participer au Marché de Noël de Grand-Rechain si la candidature n’est pas acceptée par écrit (courrier ou email) par le Comité Organisateur.

Article 6 : Acceptation de la candidature

Chaque candidature sera étudiée par le Comité Organisateur en fonction de leur ordre d’arrivée. Si le Comité Organisateur est confronté à un manque de surface d’exposition, il se réserve le droit de faire valoir un ordre de priorité différent, de façon à n’accepter qu’un nombre limité d’exposant par gamme de produits. L’organisateur est souverain dans le choix des exposants et ne devra en aucun cas se justifier.

La décision du Comité Organisateur sera communiquée au candidat exposant le plus rapidement possible. Elle ne sera enregistrée définitivement qu’après paiement de l’intégralité du montant de l’inscription. Ce dernier est payable dans les 5 jours suivant la confirmation de la réservation par l’organisateur sur le compte BE38 8002 2387 5472 (BIC : AXABBE22) du Comité des fêtes de Grand-Rechain avec comme communication « NOM + PRENOM (utilisé lors de l’inscription), emplacement marché de Noel ». À défaut de paiement dans ce délai, le Comité Organisateur se réserve le droit de considérer que le candidat exposant renonce à sa candidature, celle-ci devenant sans objet. Le candidat exposant ne peut quant à lui se prévaloir du non-paiement de l’inscription pour soutenir qu’il renonce à sa candidature.

Par l’envoi de sa candidature au Comité Organisateur, le candidat exposant :

– s’engage à respecter la philosophie de l’évènement en proposant des produits de qualité en lien avec Noël. Qualité et authenticité seront les maîtres-mots de l’événement.

– se soumet au règlement du marché de Noël de Grand-Rechain, qu’il déclare bien connaître et auquel il adhère sans réserve.

Article 7 : Intuitu Personae

L’admission comme exposant est nominative, incessible et inaliénable et, en aucun cas, sauf accord préalable et écrit du Comité Organisateur, les exposants ne peuvent céder, sous-louer, prêter ou transférer, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie de leur emplacement. Toute violation de cette disposition entraînera dans le chef de l’exposant dont la candidature a été acceptée le paiement à l’organisateur d’une indemnité égale au double du droit intégral de location du stand. De même, l’organisateur pourra en sus décider la fermeture immédiate du stand. La co-exposition (deux ou plusieurs exposants partageant un chalet) n’est autorisée qu’après accord écrit de l’organisateur.

Il est interdit d’exposer des produits, articles ou services autres que ceux mentionnés dans le formulaire de demande de participation et acceptés par le Comité Organisateur. Le formulaire de demande de participation sert de document de base à l’étude de la candidature, à l’assurance et à la rédaction des communications liées au marché de Noël.

Article 8 : Paiement

Le non-paiement des sommes dues à leur échéance autorise le Comité Organisateur à annuler l’attribution du stand. Dans ce cas, tout montant déjà payé par l’exposant reste acquis à l’organisateur à titre de dommages et intérêts forfaitaires.

Si le Comité Organisateur n’annule pas le contrat de location, les montants impayés à leurs échéances seront majorés automatiquement et sans mise en demeure d’un intérêt au taux légal, majoré de 3 %, ainsi que d’une majoration forfaitaire et irréductible de 10 %.

Toute demande de résiliation du contrat de location à l’initiative de l’exposant doit être communiquée au Comité Organisateur par lettre recommandée. En cas de résiliation avant le 18 novembre 2021, l’exposant est redevable d’une somme égale à 50 % du prix de location. En cas de résiliation après le 18 novembre 2021, le prix total des locations est dû par l’exposant.
Ces indemnités seront ramenées à 25% du prix de la location si l’organisateur parvient à relouer le ou les emplacements faisant l’objet de la résiliation à un autre exposant.

Tous les prix mentionnés dans les publications de l’Organisateur s’entendent hors TVA.

Article 9 : Aménagement

Le Marché de Noël de Grand-Rechain se déroulera sur la place du village de Grand-Rechain (Avenue des Platanes). Les emplacements sont constitués de chalets numérotés et appropriés à chaque participant. Si besoin, des emplacements hors chalet peuvent être attribués sur demande.

Ils ne seront pas équipés. Les équipements complémentaires tels tables, chaises, comptoir, ainsi que la décoration de l’emplacement incombent à l’exposant.
L’exposant s’engage à prévoir une décoration de circonstance.

Une tonnelle d’une taille maximale de 3m X 3m sera acceptée devant les chalets (non fournie par l’organisateur). Cette dernière devra être renseignée dans le formulaire d’inscription. L’organisateur se réserve le droit d’accorder certaines dérogations.

Il est interdit d’écrire, de clouer, forer et agrafer dans (sur) le sol, les murs, le plafond ou tout autre support faisant partie intégrante des infrastructures du Marché de Noël, tant intérieures qu’extérieures, sous peine d’exclusion et de facturation des frais de réparation. Les participants ne peuvent rien faire qui endommage le pavage ou le macadam, ni le mobilier urbain.

Un état des lieux sera établi avant la prise de possession du chalet par l’exposant. Ce dernier signalera les éventuels problèmes constatés. Tout exposant prenant possession d’un chalet sans réalisation d’un état des lieux préalable accepte de facto que ce dernier est en parfait état. Aucune remarque ne sera acceptée par la suite.

Des tableaux électriques monophasés seront disponibles sur demande à différents endroits de la place. A charge pour chaque exposant de prévoir le branchement nécessaire depuis son chalet en bois (câble) pour s’y alimenter.
L’usage d’un enrouleur électrique dont le câblage n’est pas entièrement déroulé est strictement prohibé afin d’éviter une surchauffe électrique.
Toutes sortes de chauffages individuels et friteuses sont strictement interdits dans le chalet pour raison de sécurité et/ou de surcharge électrique.
L’utilisation de phares ne peut dépasser la puissance de 135 Watts. C’est pourquoi nous vous demandons de prendre un néon et vous conseillons vivement l’usage d’ampoules LED.

Une prise de 16A /220 volts est mise à disposition de chaque exposant HORECA. Si l’exposant a besoin d’une prise supplémentaire, il doit impérativement en faire la demande par écrit. Un supplément sera d’application par prise additionnelle.

Les pompiers ont la possibilité d’inspecter votre/vos chalet(s) avant la mise en route de l’évènement selon leur demande.

Si un exposant contrevient à une des règles énumérées ci-avant, l’organisateur se réserve le droit de débrancher le courant électrique, sans indemnisation quelconque pour l’exposant.

L’exposant est tenu d’avertir l’organisateur s’il compte utiliser une bonbonne au gaz. Dans l’affirmative, l’exposant s’engage à souscrire les assurances nécessaires et d’avoir un extincteur de grande capacité à disposition. Les bonbonnes devront rester à l’extérieur du chalet.

Article 10 : Montage et démontage

Montage :
Le chalet sera accessible aux exposants comme suit :

La distribution des chalets ainsi que les états des lieux se feront le mercredi 24 novembre 2021 de 18h à 21h et le jeudi 25 novembre 2021 de 18h à 21h.
Le déchargement devra être terminé au plus tard le vendredi 26 novembre 2021 à 15h.
Le réapprovisionnement devra se faire en dehors des heures d’ouverture du marché de Noël.

Le participant est tenu d’évacuer son véhicule du site du marché de Noël pendant les heures d’ouverture de ce dernier.

Démontage :

Le participant ne pourra démonter son stand qu’après l’heure de clôture. Les chalets doivent être complètement vidés de tous matériel, marchandises ou déchets le soir même du dimanche.

Article 11 : Droit d’entrée pour les visiteurs

Entrée libre et gratuite

Article 12 : Annulation ou report de l’événement

La responsabilité du Comité Organisateur ne sera engagée en aucune manière si, par suite d’un cas fortuit ou de force majeure la manifestation devait être ajournée, annulée ou fermée anticipativement. Sont notamment considérés comme cas de force majeure, les guerres, maladies, émeutes, grèves, manifestations, terrorisme, injonction d’une autorité, incendies, explosions et toute autre circonstance indépendante de la volonté de l’Organisateur.

Dans un tel cas, les exposants dont la candidature a été acceptée ne pourront prétendre à aucune indemnité mais uniquement au remboursement des sommes versées, déduction faite des dépenses d’organisation engagées par le Comité, et ce, au prorata de leur participation.

Article 13 : Adhésion aux règlements

L’exposant s’engage formellement à respecter toutes les clauses du présent règlement et les consignes émanant de l’organisateur qui lui seront communiquées ultérieurement.

Pourront être exclus à tout moment du Marché de Noël, ceux qui n’observeront pas les conditions suivantes :

  • participant faisant obstacle à la mission d’instance publique ou de l’organisateur.
  • refus d’indiquer et de fournir tout renseignement exact et précis sur la vente des articles.
  • mise en vente d’articles autres que ceux décrits dans la demande de participation, sauf accord écrit de l’organisateur.
  • mise en vente ou exposition de produits détériorés, avariés ou nuisibles à la santé.

L’exclusion du Marché de Noël, à quelque moment qu’elle se produise, ne pourra jamais donner lieu à un remboursement ou à une indemnité quelconque.

Article 14 : Entretien du site

L’entretien et la propreté du site seront assurés par l’exposant. Les chalets et le matériel utilisés par les participants doivent être tenus dans un état constant de propreté et d’entretien. Tout exposant vendant de la nourriture ou des boissons doit disposer d’une poubelle publique pour les déchets de ses clients et d’un cendrier. En outre, il s’engage à nettoyer son emplacement avant son départ et à emporter ses déchets. Si besoin, l’organisateur peut fournir des sacs poubelles communaux mauves d’une capacité de 140L au prix de 3€/pièce. Un sac sera offert à chaque exposant HORECA. Ceux-ci pourront être laissés sur place.

Il est interdit de fumer dans les chalets mis à disposition.

Article 15 : Responsabilités et assurances

L’exposant assume seul la responsabilité contractuelle et extracontractuelle pouvant résulter directement ou indirectement de sa participation au Marché de Noël de Grand-Rechain, que cette responsabilité résulte de son propre fait ou des biens qu’il détient ou de celle de ses organes, préposés, sous-traitants et mandataires ou des organes et préposés de ses sous-traitants et mandataires. Il appartient donc à l’exposant de veiller à couvrir avant tout commencement et pendant toute la durée de ses activités :

– les dommages causés par incendie, tempête et grêle, terrorisme, dégâts des eaux, catastrophes naturelles, vol et dégradation consécutive, malveillance et vandalisme à son contenu (marchandises, matériel, mobilier, stand) ;

– la responsabilité civile pouvant lui incomber ainsi qu’à son entreprise en raison de dommages causés, au cours de l’exécution de ses activités, à des tiers ou en raison de dommages causés après l’exécution des prestations ou après livraison du produit à des tiers. (L’organisateur et toutes les sociétés sœurs devant être considérés comme tiers).

Les polices d’assurances devront, en outre, obligatoirement être contractées auprès d’une compagnie étant agréée en Belgique et pour des montants en adéquation avec le risque assuré.

Article 16 : Gardiennage et sécurité

Chaque soir, le chalet sera fermé et devra être évacué endéans la demi-heure suivant l’heure de fermeture au public. L’Organisateur n’instituera pas de service de gardiennage de nuit. Cependant l’organisateur mettra en place une ronde de nuit le vendredi et samedi par ses membres afin de limiter les actes de vandalisme.  Cette mesure de précaution n’engage en rien la responsabilité de l’Organisateur.

L’utilisation de barbecue sur les stands est strictement interdite.

Article 17 : Nuisances sonores

Les exposants ne sont pas autorisés à faire fonctionner tout produit et matériel en démonstration. Il est totalement interdit de faire usage d’un matériel de sonorisation pour la diffusion de musique et/ou visant à interpeller les visiteurs à l’aide d’un micro. Le Comité Organisateur aura tout pouvoir pour faire respecter cette disposition et pourra, s’il le faut, priver du raccordement électrique l’exposant qui n’obtempérerait pas à ses ordres.

Les exposants installés en bordure des aires d’animation acceptent l’animation sonore liée aux activités qui se déroulent dans ces espaces.

Les exposants veilleront à respecter la tranquillité du voisinage et ce particulièrement en dehors des heures d’ouverture du marché de Noël.

Article 18 : Élection de domicile

Du seul fait de leur participation, et pour toute la durée du Marché de Noël (incluant les périodes de montage et de démontage), les exposants, pour tout ce qui concerne leur participation, déclarent expressément élire domicile spécial à leur emplacement où, dès lors toute notification pourra leur être faite valablement.

Article 19 : Tarifs – Caution

Le tarif est défini comme ci-après :

Prix du chalet (pour les 3 jours, chalets identiques)
– Vente d’objets non-consommables : 100€ HTVA soit 121€ TVAC (+ 100 € de caution)
– Vente de nourriture et/ou de boissons non destinées à être consommées sur place : 200€ HTVA soit 242€ TVAC (+ 100 € de caution)
– Vente de nourriture et/ou de boissons à consommer sur place : 400€ HTVA soit 484€ TVAC (+ 100 € de caution)

Une caution de 100 €/chalet vous sera demandée. Cette dernière est à payer au moment de l’inscription et vous sera remboursée dans les 7 jours suivant la fin du marché de Noël déductions faite des éventuelles sommes dues au comité organisateur (dégâts, non-respect du règlement,…). L’organisateur se réserve le droit de réclamer des sommes complémentaires si le montant de la caution n’était pas suffisant.

Article 20 : Litiges

En cas de litige, les tribunaux de Verviers sont seuls compétents pour connaître les contestations relatives à l’interprétation des dispositions du règlement et des directives particulières d’organisation du Marché de Noël.

Article 21 : Législation :

L’exposant s’engage à respecter toutes les législations en vigueur s’appliquant à son type de commerce.

Le présent règlement peut à tout moment être modifié en fonction des besoins de l’organisation et ce sans avertissement préalable ni justification.
L’exposant déclare avoir pris connaissance du règlement et s’engage à le respecter.